So helfen Sketchnotes in der Unternehmenskommunikation. (Case Study)

Heute ist Peggy Albert zu Gast auf dem Blog. Peggy hat es schon in Schulzeiten geliebt, die Ränder ihres Papiers mit vielen Strichen zu bekritzeln. Noch immer gestaltet sie gern selbst Einladungen und Grußkarten.

Dass sich Visualisierungen auch im Businesskontext einsetzen lassen, wusste Peggy schon länger. Seit einigen Monaten nutzt sie auch im Büro Bilder. Wo genau und wie es von ihren Kollegen aufgenommen wird, das erfährst du im Interview.

Wer bist du und was tust du?

Ich bin Peggy und arbeite bei einer Krankenkasse, der BKK VBU. Dort verantworte ich das Vorstandsreferat. Das hat viel mit Gremienarbeit und politischen Inhalten zu tun. Selbstverwaltung ist ein großes Thema. Vor allem seit den letzten zwei Jahren, die durch Corona geprägt waren. Da waren wir als Akteure des Gesundheitswesens stark eingebunden und gefragt.

In welchem Kontext bist du in dieser Zeit auf Visualisierungen gestoßen? Was hat dich daran begeistert?

Was ich teilweise schon auf Veranstaltungen erlebt habe, auch bei uns selber im Unternehmen war, dass wir jemanden hatten der Live gezeichnet hat. Ich fand es beeindruckend, wie man die Sachen, die besprochen wurden, in so kurzer Zeit so toll visualisieren kann. Die Sachen, die visualisierst werden bleiben viel mehr im Gedächtnis als das, was man nur aufschreibt. Ein zehnseitiges Protokoll lässt sich auch mit zwei großen Plakaten fantastisch darstellen.

Das hat mich fasziniert, sodass ich begonnen habe, mich fürs Visualisieren zu interessieren. Auch weil ich viel Zeit in Sitzungen zubringe. Da bin ich so eine Kandidatin. Meine Aufzeichnungen waren früher, als man halt noch Papier hatte, an den Rändern voll bekritzelt. Schon in der Schule waren meine Hefte immer rundherum irgendwie bekritzelt. Heutzutage schreibt man ja dann doch eher auf dem iPad mit.

Ich bin auch eher jemand, der in Bildern denkt. Auf der anderen Seite würde ich nicht von mir sagen, dass ich supertoll malen könnte. Man erkennt schon, was ich male und ich glaube, ich kann auch ganz gut abmalen. Wenn meine Kinder fragen: „Kannst du mal ein Pokémon malen?“. Nehme ich mir das iPad, gucke wie man ein Pokémon malt und das Ergebnis sieht dann schon so danach aus. Aber Aquarellmalerei oder so könnte ich jetzt überhaupt nicht.

Über Instagram, Facebook, YouTube und Pinterest finden sich immer Anregungen. Die wollte ich nicht immer nur abmalen, sondern auch Visualisierungen selber machen. Da kam ich auf verschiedene Leute und dann auch auf dich, Franziska.

Dann hast du losgelegt? Das war vor ein paar Monaten im April?

Ja, dass ich Kurse belegt habe. Wir bekommen von unserer Firma ganz oft die Möglichkeit, uns fortzubilden. Nicht nur zu fachspezifischen Themen, sondern auch darüber hinaus. Um unseren Horizont zu erweitern. Da hatte ich deinen Kurs entdeckt. Was mich bei dir so angesprochen hat, dass es auch wirklich Bilder waren, die man im Arbeitskontext einsetzen kann.

Ich hatte auch vorher schon die ein oder andere Visualisierung gezeichnet. Das waren dann aber eher so Sachen, wo ich sage, die nutze ich für mich oder für mein privates Umfeld. Ich habe mal eine Einladung zum Kindergeburtstag gezeichnet oder eine Geburtstagskarte für jemanden gestaltet. Aber es hatte nie den Businesskontext.

Mein Fokus auf Zeichnungen fürs Business, den habe ich mit dem Kurs bei dir gestartet. Das ist ja auch das, was es beim Live-Zeichnen so entscheidend ist. Dass man schnell Bilder im Kopf hat. So war es bei mir immer. Ich wusste, was ich zeichnen wollte, habe mich hingesetzt und habe dann gesucht: Wie malt man einen ICE? Wie malt man einen Koffer? Wie malt man ein Haus? Also so ein Geschäftshaus. Damit ich das noch schneller kann, habe ich die Kurse besucht.

Wie nutzt du Visualisierungen in deinem Arbeitsalltag?

Die Fähigkeit Live zu zeichnen habe ich leider noch nicht. Aber ich habe wesentlich schneller Bilder im Kopf. Im Moment nutze ich Visualisierungen, wenn ich mal eine etwas andere Einladung zu einem Workshop, einem Meeting oder einer Gremienarbeit machen möchte. Wenn eine normale Agenda nicht ausreicht, sondern es mal etwas Besonderes sein soll. Also mehr als eine Agenda, die einfach auf einem A4-großen PDF weitergesendet wurde. Sondern eine Agenda, die dadurch hervorsticht, dass sie gezeichnet ist.

Oder zu Beginn der jetzigen Zeiten von Homeoffice war eine interne Frage: „Wie geht denn das mit Zoom?“ Klar, die IT-Abteilung hat einen vier Seiten langen Leitfaden geschrieben. Es hieß dort „Drücken Sie hier. Drücken Sie da. Machen Sie jenes.“ Beim Lesen dachte ich: „Warte mal. So eine Zoom-Anleitung geht doch bestimmt visualisiert. Auf nur ein A4-Blatt.“ Und siehe da, es ging. Solche Prozesse visualisiere ich auch.

Wenn es die Zeit erlaubt, nutze ich Visualisierungen auch in normalen Protokollen. Also es gibt Sachen bei mir, da sind schriftliche Protokolle vorgeschrieben. Da wäre das nicht so günstig, wenn ich da anfangen würde zu malen.

Aber es gibt immer mal Workshops oder Strategiemeetings, wo es einfach cool ist, ein paar Sachen zu visualisieren. Das versuche ich dann. Beim Verschriftlichen überlege ich mir, wie könnte ich denn das jetzt in ein Bild bringen. Das kombiniere ich mit dem Protokoll. Die Teilnehmer erhalten dann vorne vielleicht vier Seiten Text und hinten eine Zusammenfassung, gemalt oder gezeichnet. Dafür brauche ich die Businessicons.

Bild: Icons zu Gesundheit gezeichnet von Peggy Albert

Bei uns als Krankenkasse geht es viel um Gesundheitsthemen. Da muss ich dann wissen: Wie stelle ich einen Arzt dar? Welches Bild verkörpert „Gesundheit“? Wie zeichne ich ein Krankenhaus? Wie male ich ein Bürogebäude?

Bekommst du von Kollegen Feedback auf deine Bilder und Visualisierungen?

Ja. Manchmal werde ich auch für Sachen angefragt. Ich bin auch nicht die Einzige bei uns im Unternehmen, die visualisiert. Das ist auch das Tolle. Wir sind eine kleine Gruppe und tauschen wir uns auch gern aus. Leider fehlt uns für regelmäßige Treffen die Zeit.

Aber vor Kurzem haben wir ein gemeinsames Projekt gemacht. Wir wollten eine Stelle ausschreiben. Aber eben nicht gewöhnlich. Sondern es gibt heutzutage Stellenportale, wo du Videos hochladen kannst. Wir suchten einen Veranstaltungstechniker. Wir dachten: „Nein, wir machen keine gewöhnliche Ausschreibung.“ Und haben es auch gemacht, ein Erklärvideo. Du kennst das bestimmt! Du hast gezeichnete Teile und dann schiebt eine Hand die rein. Nach dem Motto: „Das ist der Hans und der trifft die Kathi. Und die gehen ...“. Eine Kollegin und ich haben dann entschieden, dass wir diejenigen sind, die zeichnen. Im Team ist ein tolles Video entstanden.

Bild: Bildelemente für Erklärfilm gezeichnet von Peggy Albert

Wow. Toll, das Video ist online zu sehen?

Nein, die Stelle wurde dann leider doch nicht ausgeschrieben.

Das ist ja total spannend. Gibt es Kollegen, die Zeichnungen kritisch sehen? Oder werden deine Bilder gut angenommen?

Es ist immer die Frage, welchen Personenkreis man anspricht. Vielleicht gibt es den einen oder anderen im Top-Management, der das jetzt nicht so besonders toll findet. Aber der hat ja dann auch seine vier gewöhnlichen Seiten Protokoll vorliegen. Es gab noch niemanden, der kritisiert hat.

Ich höre oft: „Ach Mensch, das ist ja toll visualisiert.“

Ich kann mich an ein ganz großes Plakat von mir erinnern. Das war, glaube ich, 2018. Da waren wir zu einem Strategieworkshop an einem See hier in der Nähe von Berlin. Und da hatte ich die Inhalte visualisiert. Es war passend zum See alles unter dem Motto „Schiffsreise“ gezeichnet. Dafür nutzte ich große Metaplanwände. Da sind die Leute oft stehen geblieben und haben es sich angeguckt. Und sie haben Fotos gemacht. Das ist für mich der beste Beweis, dass die Bilder angenommen werden.

Bild: Strategiebild Schiffsreise gezeichnet von Peggy Albert, 2018

Oder wenn das Bild später in einem anderen Zusammenhang noch mal auftaucht. Dann ist das ein gutes Zeichen. So war es bei dem Bild von 2018. Neulich wurde es wieder genutzt. Ich sah es und habe mich gefragt: „Was das habe ich gemalt?! Das kenne ich. Das ist meine Handschrift.“

Das ist wahrscheinlich bei vielen internen Zeichnungen so. Sie erreichen unzählig viele Leute. Man weiß nie, wo versickert was. Im Zweifel ist es wie bei dir, sie tauchen später völlig überraschend wieder auf. Gibt es ein Projekt, auf das du besonders stolz bist?

Das Video für den Veranstaltungsmanager, das fand ich schon richtig cool. Da hat alles echt gut geklappt hat und das Ergebnis war sehenswert.

Ansonsten ist es bei mir eher so, dass wenn ich etwas suche, also gerade bei Protokollen, dann weiß ich: „Das hatten wir doch im Workshop XY.“ Ich schaue die Dokumente durch und finde ein Bild, das ich da gemalt habe. Wie mit der Visualisierung vom See, von dem ich gerade erzählt habe.

Als du mich gefragt hast: „Schicke mir doch ein paar Arbeiten von dir.“ Da hatte ich das wiedergefunden. Das ist einfach so eine Freude, wenn man es wiederfindet und denkt: „Schön.“

Ich verbinde sehr viel mit dem Zeichnen. Es entspannt mich auch ein Stück weit. Wenn ich etwas runterschreiben muss, fehlen mir manchmal die Worte. Oder ich denke: „Ach, du schreibst schon wieder das Gleiche.“ Beim Malen ist das einfach so schön. Egal, ob ich ein neues Bild male oder ein bekanntes. Es ist einfach so kreativ und wird belohnt. Danach hat man was in der Hand, was jeder direkt angucken kann. Beim Schriftstück muss man ja erst lesen, um es zu verstehen.

Aus den Bildern ergeben sich wieder Bilder im Kopf. Und das finde ich halt einfach toll. Das ist, was es ausmacht. Genau das macht Spaß.

Das ist das Tolle, dass eine Visualisierung das kann. Das braucht keine Kunst. Bilder funktionieren für Businessthemen.

Ja. Ich höre super gern Musik oder auch Podcast. Und das kann ich nicht, während ich etwas schreibe. Das konnte ich schon in der Schule nicht. Leider.

Etwas zu schreiben und nebenbei was hören - also selbst Musik - ist schon schwierig. Zum Beispiel: Radio. Wenn da zwischen der Musik wieder geredet wird, kann ich nicht zuhören, wenn ich etwas schreibe. Aber wenn ich malen kann, da geht es natürlich Podcast zu hören. Oder Radio. Das hat dann zwei schöne Komponenten: das Hören und das Zeichnen.

Wenn du in die Zukunft guckst: Wie werden dich Visualisierungen begleiten?

Also das Live-Zeichnen ist schon noch so ein Ding von mir. Dass ich wirklich mal sage, ich schaffe es bei einem großen Event zu zeichnen. So wie einem Hackathon. Das fände ich schon richtig cool.

Welche Faktoren unterstützen dich beim Visualisieren?

Zum einen natürlich die Technik. Früher dachte ich: „Wozu habe ich denn hier bei Apple diesen Stift dazu bekommen?“ Aber technisch finde ich das digitale Zeichnen mittlerweile echt super.

Bild: Peggys Zeichenziele, gezeichnet von Peggy Albert 2021

Was mich außerdem unterstützt? Das sind die kreativen Sachen, die ich selber sehe. Auf all den sozialen Medien, auf denen ich unterwegs bin. Pinterest, YouTube und Instagram sind da eine große Inspiration. Manchmal sehe ich direkt etwas und denke: „Oh das ist so cool!“ Dann versuche ich gleich es abzumalen. Oder ich mache mir zumindest einen Screenshot.

Manchmal sitze ich irgendwo an einem Tisch, beim Essen oder irgendwo, sehe was und denke: „Da könnte man ein Icon draus machen.“ Der offene Blick hilft. Wenn man das einmal intus hat und weiß, dass man Dinge auch grafisch oder eben visualisieren darstellen kann, dann hat man da einen ganz anderen Blick für.

Welchen Tipp hast du für diejenigen, die sagen: „Ich trau mich nicht zu zeichnen.“?

Einfach ausprobieren und merken, wie supergenial es ist und wie viel Spaß es macht. Frei nach dem Motto „Ich muss nicht malen können.“, wie es oft heißt. Das kann ich einfach nur bestätigen. Also jeder, der ein Strichmännchen malen kann (Und das ist, glaube ich, wirklich jeder.) Der sollte sich sofort einen schwarzen Fineliner schnappen und ein weißes Stück Papier und einfach anfangen. Einfach drauflos! Es macht wirklich viel Spaß. Und es entspannt gleichzeitig auch. Relativ schnell bist du dann richtig stolz drauf.

Super. Ein perfekter Abschluss. Vielen Dank, Peggy, dass du dabei warst!